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Archivierung und Workflowmanagement

Wir beherrschen sie. Und Sie auch. Wenn nicht schon jetzt, dann spätestens, wenn wir Sie in die neuen Möglichkeiten eingewiesen haben. Rund um die Themen Archivierung, Dokumenten- oder Workflowmanagement haben wir Ihnen eine Menge praktischer Softwarelösungen anzubieten. Implementierung inklusive.

Accounting

Mit digitalen Zugangskontrollen (Accounting-Lösungen) können Sie nicht nur detailliert und individuell für jeden Mitarbeiter den Zugriff auf Geräte regeln, sondern auch die Kostenstellenverrechnung erleichtern oder die Systemverfügbarkeit optimieren. Wir bieten Ihnen die passenden Administrations-Tools.

Monitoring

Mit intelligentem Monitoring Ihrer Geräteflotte haben Sie Auslastung und Beschaffung für jedes Gerät mit einem Klick im Blick. Durch die zentrale Datenerfassung können Sie jederzeit Zählerstand oder Tonerverbrauch abrufen und nach Druck, Kopie, Farbe oder Papierformat aufschlüsseln. Beschaffungsprozesse werden rechtzeitig und automatisch in Gang gesetzt, ebenso Service- oder Wartungsbestellungen. So bleiben die Geräte maximal verfügbar.

Archivierung

Archivierung ist Pflicht! Ob Buchhaltungsdaten, Kundendaten oder Auftragsdokumente – der Gesetzgeber zwingt Unternehmen und Freiberufler, bestimmte Daten für festgelegte Zeiträume zu archivieren. Auch für den internen Workflow kann es günstig sein, schnell auf alte Daten zurückgreifen zu können. Darum bieten wir Ihnen verschiedene digitale Archivierungslösungen, wie zum Beispiel den „digitalen Aktenschrank“, einem praktischen Paket aus Hardware und Software, der über eine Plug-and-play-Komponente in die bestehende Systemlandschaft eingebunden wird. Oder Sie nutzen einfache Paper2PDF-Lösungen, mit denen Sie gedruckte Dokumente scannen, als PDF abspeichern und archivieren können. So erfüllen Sie gesetzliche Auflagen und können sogar auf den einen oder anderen realen Aktenschrank verzichten.

Formularmanagement

Standardisierte Verwaltungsprozesse sind prädestiniert für Formularmanagement-Systeme. Vom Urlaubsantrag über Reisekostenabrechnungen bis hin zur Rechnungslegung lassen sich mit dem richtigen System intelligente Formulare erstellen, die der Nutzer einfach online ausfüllt. Das beschleunigt Ihre Geschäftsprozesse und ermöglicht den Nutzern maximale Flexibilität, da die Systeme auch mobil nutzbar sind. Eine Investition, die sich sehr schnell rechnet.

Workflowmanagement

Wenn viele Dokumente manuell zu bearbeiten sind, steigt die Fehlerquote. Zudem werden Mitarbeiterkapazitäten spürbar gebunden. Die Automatisierung bei der Erfassung und Weiterleitung von Papierdokumenten an digitale Unternehmensanwendungen reduziert die Fehleranzahl, spart Zeit, verbessert die Zusammenarbeit und senkt daher die Kosten. So können dokumentenbasierte Geschäftsprozesse sehr effizient abgewickelt werden.

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