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Drucken, kopieren und scannen gehören zum Büroalltag.

Solange die Geräte ihren Dienst tun, gibt es keinen Grund, sich damit näher zu beschäftigen – denken Sie vielleicht. Dann können wir Ihnen sagen: Es gibt sogar mehrere gute Gründe, sich mit diesem Thema genau zu beschäftigen. Der wichtigste heißt Kosteneffizienz.

Kostenreduzierung

Neben dem Anschaffungspreis wirken sich Verbrauchsmaterialien – wie Toner, Strom oder Papier – und Wartungen auf die Gesamtkosten für technische Lösungen aus. Diese machen bei Druckern oder Multifunktionsprodukten im Verlauf eines Gerätelebens 80 bis 95 Prozent der Gesamtkosten aus! Lediglich 5 bis 20 Prozent entfallen auf die reine Anschaffung. Ob für Sie ein Multifunktionsprodukt optimal ist, mit dem Sie drucken, kopieren, scannen und faxen können, oder ob sich ein hochprofessionelles Produktionssystem mehr eignet, hängt natürlich von den täglichen Aufgaben in Ihrem Büro ab. Aber auch von der Anzahl der Mitarbeiter und der Struktur Ihres Unternehmens. So sind mehrere dezentrale Geräte möglicherweise in der Anschaffung teurer, sparen aber durch kurze Wege auf Dauer sehr viel kostbare Arbeitszeit.

Effizienz durch neue Lösungen

Neben den Kosten spielen auch neue Techniken oder Lösungen eine entscheidende Rolle. Wie MPS, Managed Print Service, mit dem Kosten transparent gemacht, Prozesse verbessert werden und das gesamte Dokumentenmanagement optimiert werden kann. Oder wie Mobile Printing, das jedem Mitarbeiter von jedem Gerät aus autorisierten Zugriff auf das unternehmenseigene Drucksystem gewährt und damit mehr Flexibilität ermöglicht. Oder wie moderne Steuerungslösungen für umfangreiche „Geräteparks“, mit denen sich optimale Auslastung und Kostentransparenz herstellen lassen.

Schutz von Daten und Umwelt

Die Datensicherheit rückt beim Dokumentenmanagement immer mehr in den Fokus der Unternehmen. Datenklau und Wirtschaftsspionage sind schon längst keine Hirngespinste von Verschwörungstheoretikern mehr. Datensicherheit lässt sich auf unterschiedlichen Wegen erreichen. Neben dem Bewusstsein bei den Mitarbeitern helfen unterschiedliche technische Möglichkeiten, die von leistungsstarker Anti-Viren-Software bis zur aktuellen Datenverschlüsselung bei Druck- und Scan-Vorgängen reichen. Ebenso wichtig unter dem Umwelt- und Gesundheitsaspekt ist der Einsatz energieeffizienter und gleichzeitig emissionsarmer Geräte und Verbrauchsmaterialien, die unabhängig zertifiziert sein sollten. Vom Blauen Engel bis zum CO2-neutralen Toner – wir beraten Sie zum Thema Umweltschutz wie auch zu den anderen Themen gern und umfassend.

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