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Organisiertes Drucken spart Geld, Zeit und Nerven

In vielen Unternehmen werden Druckaufträge nicht organisiert. Alle Mitarbeiter dürfen alles, jeder druckt von seinem Arbeitsplatz entweder auf einen Abteilungs- oder Arbeitsplatzdrucker. So wird unter Umständen ein Paket an Ausdrucken produziert, das manuell auseinanderdividiert werden muss. Diese Systematik bringt unter Umständen einige Probleme mit sich.

Organisiertes Drucken kann viele Probleme beheben

Ohne den Drucker im Blick zu haben, liegen sensible Informationen eventuell frei zugänglich für jedermann im Druckerschacht. Hat jemand gleichzeitig einen Druckauftrag abgesetzt, wartet dieser möglicherweise schon am Drucker, so hat er Zugriff auf sensible Dokumente, die er nicht erstellt hat.

Spätestens dann, wenn sich eine Schlange von Mitarbeitern vor einem Gerät bildet, wissen sie, dass es Optimierungsbedarf gibt. Die Aufträge des einen liegen in der Mitte, die des anderen ganz unten. Und einige Ausdrucke können gar nicht zugeordnet werden. Die Gefahr, dass Dokumente durcheinandergeraten, ist durchaus gegeben.

Ohne bösen Willen druckt jeder so, wie sie oder er es für richtig hält – in den meisten Fällen wie es voreingestellt ist. Die Folge: Selbst weniger wichtige Notizen oder Kopien werden farbig statt Schwarzweiß ausgegeben oder Einstellungen wie der ressourcenschonende Duplexdruck werden gar nicht genutzt.

Manchen Druckauftrag hätte man vielleicht doch erst noch vor dem Drucken einmal bearbeitet und der nun nutzlose Ausdruck wandert in den Abfall. Oder es wurde das falsche Papierfach gewählt und der Druck wird erneut abgesendet.

Die Softwarelösung IQ4docs löst diese Problematiken. Das Grundprinzip besteht in der Anmeldung des Benutzers am Ausgabegerät: Ist die Autorisierung erfolgreich, sieht er seine Druckaufträge und kann diese ausgeben – entweder als Ausdruck oder als digitales Dokument – oder es der Auftrag wird als Fehldruck identifiziert und gelöscht.

Das funktioniert an jedem von uns konfiguriertem Gerät – der Benutzer ist nicht darauf angewiesen, einen speziellen Drucker zu nutzen. Ein integriertes Rechtemanagement verfeinert die Kontrolle über die Drucksysteme zusätzlich. So kann die Nutzung von Farbdrucken eingeschränkt oder an bestimmte Bedingungen oder Kontingente geknüpft werden.

Verschiedene Möglichkeiten der Authentifizierung

Die Form der Authentifizierung ist flexibel: Benutzer können sich zum Beispiel mit einem persönlichen RFID Chip über den am Gerät installierten Empfänger anmelden – die einfachste Methode. Alternativ wird, vom Gerätemodell abhängig, ein PIN-Code abgefragt, dessen Form und Länge sie frei bestimmen können.

Die wichtigsten Funktionen von IQ4Docs im Überblick:

  • Sicheres Drucken durch vorherige Authentifizierung jedes Mitarbeiters am Gerät
  • Nur, wer sich an Drucker oder Multifunktionsgerät anmeldet, sieht seine Druckaufträge
  • Definition sinnvoller Workflows zum bewussten Umgang mit Ressourcen und Material
  • Flexibles Rechtesystem zur Steuerung der Nutzeroptionen
  • Anpassbare Bedienoberfläche pro Benutzer 
  • Integrierte OCR Funktion

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